O&A Coaching

Le traitement de vos différentes boîtes de réception électronique, l’e-mail, se fait avec la même méthodologie que votre système papier.

GTD avec e-mail

Collecter : Cette étape se fait toute seule, vous n’avez rien fait pour que des centaines d’e-mails apparaissent dans vos différentes boîtes de réception. Sauf peut-être avoir donné votre adresse à tous les expéditeurs (ou peut-être pas en ce qui concerne les SPAM).

Analyser : Pareil que pour vos éléments papier ; avec un élément à la fois vous le : 1) supprimez, 2) faites, si moins de 2 minutes, ou 3) organisez.

Organiser : C’est l’étape qui change le plus. C’est expliqué en détail ci-dessous.

Faire : Pareil.

Réviser : Pareil.

Organiser vos e-mails

Les Actions
Pour l’e-mail, les listes d’actions par contexte deviennent un nombre très limité de dossier (libellé dans GMail). Les noms de ces dossiers sont précédés de « @ » ; pour indiquer action et pour qu’ils apparaissent en haut de la liste des dossiers.

Les actions électroniques doivent être faites sur votre PC, donc vous n’avez besoin que d’un dossier « @Action » pour tout ce que vous avez à faire.

Vous avez besoin d’un dossier « @Attente » pour les éléments sur lesquels vous attendez une réponse.

Puis le troisième, « @« Incubateur » « Un jour/peut-être »" pour vos éléments à faire peut-être un jour.

Trois dossiers pour les actions, pas trop compliqué.

Les Dossiers
Afin d’organiser vos éléments de référence et de support pour vos projets, vous allez créer les dossiers précédés de « P: » pour vos projets et de « R: » pour vos références.

Le Suivi
Une fonction qui est très pratique dans la majorité des applications d’e-mail est la possibilité de « assurer un suivi » (vous savez, le petit drapeau ou étoile). Ceci vous permet d’un clin d’œil de voir tous vos éléments à suivre dans un seul endroit.

Un avantage qu’il y a avec Gmail, c’est que chaque élément peut avoir plusieurs libellés ; je suis en attente d’un e-mail de « Pat.Smith » et il est associé au projet « oeta.fr ».

Liste Projets
Il n’y en a pas dans l’e-mail. Tous vos projets doivent figurer sur votre liste habituelle ; même un projet 100% électronique.

Comment Procéder

Vous devez garder votre boîte de réception électronique vide.
Comme pour le système papier, vous ne devez pas regarder un e-mail plusieurs fois. Il faut statuer :

• Inutile – Supprimez le
• Référence – Si uniquement électronique, créez un dossier « R:sujet » puis déplacez l’e-mail dedans. Si utile hors électronique, imprimez le, puis rangez le dans vos dossiers généraux, supprimez la copie électronique (inutile de conserver deux copies).
• Action – Faites la si moins de 2 minutes, sinon déplacez l’e-mail dans le dossier « @Aciton » puis activez le suivi. Si c’est associé à un projet électronique et que vous utilisez Gmail, vous pouvez également ajouter le libellé du projet.
• Nouveau projet – Notez le sur votre liste « Projets ». Si électronique, créez un dossier « P:projet », puis déplacez l’e-mail dedans. Décidez sur la prochaine action, puis envoyez à vous-même un e-mail, que vous déplacez dans « @Action ».
• Action ou projet peut-être – Déplacez l’e-mail dans @« Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Quand vous terminez une action :

• Simple – Supprimer l’e-mail. Eventuellement vous pouvez créer un dossier « Z:Action simple » pour toutes actions terminées de ce type. Déplacez-le dans ce dossier, puis enlevez le suivi.
• Associée à un projet – Déplacez l’e-mail dans le dossier du projet, puis enlevez le suivi.

Quand vous terminez un projet :

• Vous pouvez renommer le dossier avec un « R » au lieu du « P », pour qu’il devienne une référence.
• Vous pouvez le supprimer (c’est pareil que pour votre système papier, conservez l’indispensable).

Fréquence de consultation

C’est effectivement l’éternelle question. Combien de fois par jour pouvez / devez vous consulter vos boîtes de réception ?

La réponse classique est « le moins souvent possible ». Mais ça veut dire quoi possible et pour qui ? Impossible de répondre.

Pour moi le plus important, et ce que je vous conseille, c’est que vous consultiez vos boîtes de réception autant que vous voulez, tant que ça n’empêche pas l’avancement de vos projets. MAIS, et c’est ça le plus difficile au début, à chaque consultation vous les videz.

Et oui, si vous décidez de consulter, vous vous engagez à les vider.

Donc, ne regardez pas vos boîtes de réception si vous n’avez pas l’intention, ni le temps de les vider.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Tags: E-mail, GTD

Cet article a été publié le Samedi 5 avril 2008 à 13:38 par Scott STEPHEN et est classé dans Méthodes. Vous pouvez en suivre les commentaires par le biais du flux RSS 2.0. Vous pouvez laisser un commentaire, ou faire un trackback depuis votre propre site.