Méthode – GTD – Les Dossiers de Référence
Un de mes lecteurs m’a demandé mon avis sur son propre système et d’expliquer avec un peu plus de détails l’utilisation des dossiers de référence et « tickler » (« Incubateur » « Un jour/peut-être » pour moi, et traduit dans le livre en français à « Echéancier »).
Dans mon article « Méthode – GTD – Organiser » du 12.03.2008, j’ai parlé brièvement des dossiers de référence.
Et, dans mon dernier article « Trucs et Astuces – Les 43 Dossiers« , j’ai détaillé l’utilisation du « tickler ».
Pour répondre à ce fidèle lecteur, et faire profiter tout le monde en même temps, je vais approfondir l’utilisation des dossiers de référence ; je pense avoir été assez clair sur le « tickler » dans mon article qui est sorti après la demande du lecteur (si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à me faire signe).
J’ai bien évidement répondu à propos de son système dans un e-mail privé.
La première chose à ne pas oublier, c’est qu’il ne faut surtout pas garder des éléments pour rien, mais de ne rien jeter d’utile, même si ce n’est pas associé à un projet.
Tous éléments utiles sans projet sont des références. Même un projet, une fois terminé, peut devenir une référence.
Un dossier de référence est en général un de ces deux types : 1) dossiers généraux (tous les documents associés à l’achat d’une voiture), ou 2) dossiers par catégories (mon exemple préféré est un dossier pour les menus de restaurant).
En grande majorité, ce sont des dossiers généraux. Voici quelques exemples :
- Clients (courriers, factures, règlements, interventions, etc.), ce qui compte pour une bonne partie des dossiers dans la majorité des sociétés.
- Banques (relevés, courriers, contrats, etc.)
- Assurances (habitation, maison, contrat, etc.)
- Voitures (contrat, entretiens, etc.)
- Employés
Et par catégories :
- Fiches de paies
- Factures des achats importants
- Sites de randonnée
- Stations de ski
Peu n’importe le type, il faut que le dossier soit bien étiqueté ; si vous devez chercher trop longtemps, votre classement n’est pas clair, ni efficace. Vous ne lui ferez plus confiance.
Comme avec tout le système, si vous ne lui faites pas confiance, vous n’allez pas l’utiliser.
Un dossier de référence ne devrait pas contenir des éléments « actionnables » ; il a un seul but, d’être consulté pour obtenir des renseignements précis, sur un sujet bien défini (numéro de téléphone, date limite de garantie, etc.).
Quelle quantité de dossiers/documents conserver ? Autant que vous voulez/pouvez. Si vous juger indispensable tous les éléments dans votre système et que vous avez la place nécessaire, pas de problème, gardez tout.
Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)
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