O&A Coaching

Nous avons tous eu un jour des prochaines actions (PA) qui traînent trop longtemps sur nos listes.

Mais pourquoi ?

Si l’action y est restée, il y a une raison, et le plus souvent une des quatre suivantes :

1. L’action n’est pas assez claire ou précise.
2. Ce n’est pas vraiment la prochaine action.
3. Ce n’est pas une action mais plutôt un projet.
4. Vous n’avez pas l’envie ou le temps pour le projet auquel l’action est définie.

Comment ne plus se trouver dans une telle situation ? C’est assez simple.

Si l’action n’est pas assez claire, il vous est difficile de la faire sans réfléchir, et vous savez bien qu’au moment de faire vous ne devez plus réfléchir. Si vous avez le temps, redéfinissez l’action puis faites-la. Sinon, ne la faites pas, puis à la prochaine révision, redéfinissez la PA.

Si ce n’est pas vraiment la PA, vous êtes freinés parce qu’il y a quelque chose qui vous semble pas logique. Vous ne pouvez pas avancer, votre projet est bloqué. Faites pareil que pour le premier cas.

Si c’est en effet un projet qui se trouve sur une liste d’actions, c’est certain que ça ne peut être fait. Déplacez-le sur votre liste projets, décidez sur la PA, puis écrivez-la sur la bonne liste d’action.

Si vous n’avez pas l’envie ou le temps pour le projet en question, ça ne sert à rien de laisser une PA sur une liste. C’est décourageant de revoir sans cesse la même PA, ça vous démotive et ce n’est pas bon pour votre productivité. Effacez la PA de la liste puis déplacez le projet sur votre liste un jour/peut-être.

Donc, pour que vos listes d’actions par contexte restent à jour et vous motivent, il faut qu’elles contiennent uniquement des actions claires et précises, et que vous ayez le temps et l’envie de les accomplir.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Un de mes lecteurs, Patrice LEGOUX (son site est ici) a fait un commentaire sur mon article « Méthode – GTD – E-mail » dans le groupe Yahoo! GTDfr qui était très intéressant.

Même s’il s’agit d’une bonne idée, ce n’est pas vraiment GTD pour moi. Traiter ses inbox et le stuff qu’elles contiennent c’est travailler, je ne me souviens pas que dans GTD il soit dit qu’il faille commencer et absolument terminer de traiter ses inbox.

Merci Patrice.

J’aimerais commencer par dire qu’il a entièrement raison. Ce que j’avais écrit dans l’article n’est pas exactement ce que David ALLEN a écrit dans « Getting Things Done ».

Beaucoup de ce que j’écris dans mes articles ne vient pas que du livre, mes sources sont multiples ; le livre, le forum de David Allen Co., d’autres blogs (français et anglais) et de mon expérience personnelle.

Dans le livre, David ne parle pas beaucoup de l’e-mail ; il reste même assez vague. Les pages qui en parlent sont de 162 à 165 en français, puis de 152 à 155 en anglais. Voici un extrait.

Répétons encore une fois que vider votre boîte de réception ne revient nullement à traiter définitivement tous les éléments qu’elle contient.

Il faut analyser la boîte de réception, et ensuite traiter les éléments du dossier @Action.

Un des coachs de David Allen Co., Kelly FORESTER, a écrit un article sur l’e-mail qui m’a inspiré. Je ne l’ai pas appliqué à 100%, mais certains points étaient intéressants.

Il y a également beaucoup de sujets dans le forum public de David Allen Co. à ce sujet.

J’ai mis en œuvre les points qui s’intégraient bien dans mon système ; c’est ceci que j’ai expliqué dans mon article, comme pour tous mes autres articles.

Maintenant pour répondre à Patrice. Comme j’ai dis ci-dessus, il a entièrement raison.

Pour moi il y a une relation entre une boîte de réception électronique (e-mail) et physique (bannette). Toutes les deux accumulent des éléments (actions, projets, références, etc.). Comme au moment de la révision papier où il faut vider la bannette, moi je vide mes boîtes de réception électroniques ; pour moi elles sont pareilles. J’essaie de rester cohérent avec mon système ; j’analyse mes boîtes de réception (e-mail et bannette) et je fais mes prochaines actions (e-mails dans dossier @Action et actions sur mes listes par contexte).

J’utilise un peu de psychologie afin d’établir de bonnes habitudes. Pour réduire le nombre de fois que je consulte mes boîtes de réception, je me suis fixé une règle très simple ; je consulte, je vide. Donc, si je sais que je n’ai pas le temps, ni l’envie de la vider, je ne la consulte pas ; c’est un gain de temps énorme.

Pour moi, ça reste du GTD, mon GTD, mon système. Ca ne peut pas convenir à tout le monde, mais je pense que certains peuvent y trouver leur compte.

Un des éléments le plus important de GTD, c’est même la raison pour laquelle il est si populaire, c’est que chacun l’interprète et l’implémente dans une manière qui fonctionne la mieux dans sa situation.

Votre système va changer et évoluer régulièrement avec votre situation.

Je ne veux pas que vous lisiez et appliquiez mot pour mot tout ce que j’écris. Il faut plutôt qu’à travers mes articles vous trouvez les idées pour votre propre système.

J’espère que d’autres lecteurs vont commenter sur mes articles, ça fait vivre le site un peu plus.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Le traitement de vos différentes boîtes de réception électronique, l’e-mail, se fait avec la même méthodologie que votre système papier.

GTD avec e-mail

Collecter : Cette étape se fait toute seule, vous n’avez rien fait pour que des centaines d’e-mails apparaissent dans vos différentes boîtes de réception. Sauf peut-être avoir donné votre adresse à tous les expéditeurs (ou peut-être pas en ce qui concerne les SPAM).

Analyser : Pareil que pour vos éléments papier ; avec un élément à la fois vous le : 1) supprimez, 2) faites, si moins de 2 minutes, ou 3) organisez.

Organiser : C’est l’étape qui change le plus. C’est expliqué en détail ci-dessous.

Faire : Pareil.

Réviser : Pareil.

Organiser vos e-mails

Les Actions
Pour l’e-mail, les listes d’actions par contexte deviennent un nombre très limité de dossier (libellé dans GMail). Les noms de ces dossiers sont précédés de « @ » ; pour indiquer action et pour qu’ils apparaissent en haut de la liste des dossiers.

Les actions électroniques doivent être faites sur votre PC, donc vous n’avez besoin que d’un dossier « @Action » pour tout ce que vous avez à faire.

Vous avez besoin d’un dossier « @Attente » pour les éléments sur lesquels vous attendez une réponse.

Puis le troisième, « @« Incubateur » « Un jour/peut-être »" pour vos éléments à faire peut-être un jour.

Trois dossiers pour les actions, pas trop compliqué.

Les Dossiers
Afin d’organiser vos éléments de référence et de support pour vos projets, vous allez créer les dossiers précédés de « P: » pour vos projets et de « R: » pour vos références.

Le Suivi
Une fonction qui est très pratique dans la majorité des applications d’e-mail est la possibilité de « assurer un suivi » (vous savez, le petit drapeau ou étoile). Ceci vous permet d’un clin d’œil de voir tous vos éléments à suivre dans un seul endroit.

Un avantage qu’il y a avec Gmail, c’est que chaque élément peut avoir plusieurs libellés ; je suis en attente d’un e-mail de « Pat.Smith » et il est associé au projet « oeta.fr ».

Liste Projets
Il n’y en a pas dans l’e-mail. Tous vos projets doivent figurer sur votre liste habituelle ; même un projet 100% électronique.

Comment Procéder

Vous devez garder votre boîte de réception électronique vide.
Comme pour le système papier, vous ne devez pas regarder un e-mail plusieurs fois. Il faut statuer :

• Inutile – Supprimez le
• Référence – Si uniquement électronique, créez un dossier « R:sujet » puis déplacez l’e-mail dedans. Si utile hors électronique, imprimez le, puis rangez le dans vos dossiers généraux, supprimez la copie électronique (inutile de conserver deux copies).
• Action – Faites la si moins de 2 minutes, sinon déplacez l’e-mail dans le dossier « @Aciton » puis activez le suivi. Si c’est associé à un projet électronique et que vous utilisez Gmail, vous pouvez également ajouter le libellé du projet.
• Nouveau projet – Notez le sur votre liste « Projets ». Si électronique, créez un dossier « P:projet », puis déplacez l’e-mail dedans. Décidez sur la prochaine action, puis envoyez à vous-même un e-mail, que vous déplacez dans « @Action ».
• Action ou projet peut-être – Déplacez l’e-mail dans @« Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Quand vous terminez une action :

• Simple – Supprimer l’e-mail. Eventuellement vous pouvez créer un dossier « Z:Action simple » pour toutes actions terminées de ce type. Déplacez-le dans ce dossier, puis enlevez le suivi.
• Associée à un projet – Déplacez l’e-mail dans le dossier du projet, puis enlevez le suivi.

Quand vous terminez un projet :

• Vous pouvez renommer le dossier avec un « R » au lieu du « P », pour qu’il devienne une référence.
• Vous pouvez le supprimer (c’est pareil que pour votre système papier, conservez l’indispensable).

Fréquence de consultation

C’est effectivement l’éternelle question. Combien de fois par jour pouvez / devez vous consulter vos boîtes de réception ?

La réponse classique est « le moins souvent possible ». Mais ça veut dire quoi possible et pour qui ? Impossible de répondre.

Pour moi le plus important, et ce que je vous conseille, c’est que vous consultiez vos boîtes de réception autant que vous voulez, tant que ça n’empêche pas l’avancement de vos projets. MAIS, et c’est ça le plus difficile au début, à chaque consultation vous les videz.

Et oui, si vous décidez de consulter, vous vous engagez à les vider.

Donc, ne regardez pas vos boîtes de réception si vous n’avez pas l’intention, ni le temps de les vider.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Un de mes lecteurs m’a demandé mon avis sur son propre système et d’expliquer avec un peu plus de détails l’utilisation des dossiers de référence et « tickler » (« Incubateur » « Un jour/peut-être » pour moi, et traduit dans le livre en français à « Echéancier »).

Dans mon article « Méthode – GTD – Organiser » du 12.03.2008, j’ai parlé brièvement des dossiers de référence.

Et, dans mon dernier article « Trucs et Astuces – Les 43 Dossiers« , j’ai détaillé l’utilisation du « tickler ».

Pour répondre à ce fidèle lecteur, et faire profiter tout le monde en même temps, je vais approfondir l’utilisation des dossiers de référence ; je pense avoir été assez clair sur le « tickler » dans mon article qui est sorti après la demande du lecteur (si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à me faire signe).

J’ai bien évidement répondu à propos de son système dans un e-mail privé.

La première chose à ne pas oublier, c’est qu’il ne faut surtout pas garder des éléments pour rien, mais de ne rien jeter d’utile, même si ce n’est pas associé à un projet.

Tous éléments utiles sans projet sont des références. Même un projet, une fois terminé, peut devenir une référence.

Un dossier de référence est en général un de ces deux types : 1) dossiers généraux (tous les documents associés à l’achat d’une voiture), ou 2) dossiers par catégories (mon exemple préféré est un dossier pour les menus de restaurant).

En grande majorité, ce sont des dossiers généraux. Voici quelques exemples :

• Clients (courriers, factures, règlements, interventions, etc.), ce qui compte pour une bonne partie des dossiers dans la majorité des sociétés.
• Banques (relevés, courriers, contrats, etc.)
• Assurances (habitation, maison, contrat, etc.)
• Voitures (contrat, entretiens, etc.)
• Employés

Et par catégories :

• Fiches de paies
• Factures des achats importants
• Sites de randonnée
• Stations de ski

Peu n’importe le type, il faut que le dossier soit bien étiqueté ; si vous devez chercher trop longtemps, votre classement n’est pas clair, ni efficace. Vous ne lui ferez plus confiance.

Comme avec tout le système, si vous ne lui faites pas confiance, vous n’allez pas l’utiliser.

Un dossier de référence ne devrait pas contenir des éléments « actionnables » ; il a un seul but, d’être consulté pour obtenir des renseignements précis, sur un sujet bien défini (numéro de téléphone, date limite de garantie, etc.).

Quelle quantité de dossiers/documents conserver ? Autant que vous voulez/pouvez. Si vous juger indispensable tous les éléments dans votre système et que vous avez la place nécessaire, pas de problème, gardez tout.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Vous avez bien évidement suivi les articles sur cette méthode dans l’ordre, « Méthode – GTD – Collecter« , « Méthode – GTD – Analyser« , « Méthode – GTD – Organiser« , « Méthode – GTD – Organiser Mieux » et « Méthode – GTD – Faire« .

Vous vous êtes organisé et vous avez commencé à Faire les actions sur vos listes (et les barrer une fois terminées).

C’est bien, mais ce n’est pas terminé. Il y a encore du boulot.

Tous vos projets sont-ils terminés ? Certainement pas.

Vous n’avez pas pensez à des nouveaux projets ? Bien sûr que oui.

Votre esprit est maintenant libre de réfléchir, donc votre créativité a certainement trouvé des nouveaux projets très intéressants.

Comment faire « vivre » votre système ? Réviser.

Très simple, au moins une fois par semaine il faut passer par les trois premières étapes (Collecter, Analyser, Organiser), en ajoutant deux choses :

• Revoir votre liste Projets pour les prochaines actions à prendre.
• Revoir votre liste « Incubateur » « un jour/peut-être » pour les projets ou actions qui peuvent être « activés ».

Même avec un système parfait, il arrive parfois de ne pas terminer une action ou un projet comme prévu, il faut donc savoir utiliser un outil de maître ; renégocier.

Si vous ne pouvez pas compléter l’action ou le projet dans le délai prévu, il faut les renégocier. Soit avec la personne avec qui vous vous êtes engagé, mais aussi avec vous-même ; la pression qui vous « stresse » vient autant de l’extérieur que de l’intérieur. Vous devez donc appeler la personne pour revoir la date butoir aussitôt que vous sentez une pression de ne pas y arriver à temps. Pour les projets de votre propre inspiration, repousser à une date raisonnable.

C’est très important de Réviser régulièrement votre système.

Au moins une fois par semaine. J’ai déjà dis ça, non ?

Si vous avez le temps faites le plus souvent.

N’oubliez pas de revoir votre système au moins une fois par semaine. C’est bon, c’est rentré.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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