O&A Coaching

Jusqu’à présent, j’utilisais mon HP iPaq (avec Windows Mobile) uniquement pour mes contacts et mon calendrier ; je n’avais pas trouvé un bon moyen de gérer mes listes.

Dominique PELLAT, membre du groupe GTDfr, m’a fait découvrir comment faire.

Jeff KIRVIN a trouvé une méthode très simple, qui est expliquée dans cet article (en anglais).

Sans installation d’application spécifique, en utilisant uniquement la liste des tâches, il a réussi à mettre en œuvre les trois listes principales de GTD.

David ALLEN nous préconise de ne pas attacher une priorité à une tâche, donc Jeff utilise les priorités (haute, normale, faible) pour les listes (prochaines actions, projets, Tickler).

Il utilise ensuite les catégories pour les contextes des prochaines actions, et aussi pour filtrer les projets et Tickler.

Etant donné que ça utilise l’application des tâches livrées avec Windows Mobile, ça synchronise parfaitement avec Outlook.

Voici ce que j’ai dans Outlook 2007 pour cet exemple.

Je vous conseille de grouper les tâches par priorité puis ensuite par catégorie.

Quand c’est synchroniser avec Windows Mobile, vous obtenez ça.

Les contextes sont disponibles pour filtrer très facilement.

J’aime bien cette solution.

Comme précise Jeff, Windows Mobile n’est pas pratique pour collecter les idées, trop lent ; moi je continue à utiliser un bloc-notes.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Tracks 1.5 est une application web pour GTD développée par bsag, l’auteur du blog « but she’s a girl…« .

La différence avec d’autres applications du même genre, est que vous pouvez télécharger celle-ci pour une utilisation en local sur votre ordinateur.

Tracks 1.5 est développée en Rails, un environnement de développement pour Ruby.

Étant donné que c’est une application web, elle peut fonctionner sur plusieurs systèmes d’exploitation (Windows, OSX, Linux, etc.)

Tracks 1.5 a déjà été présenté sur le blog de Fred dans cet article ; qui mentionne mon site (merci Fred). Je ne vais donc pas tout répéter, mais plutôt ajouter quelques commentaires.

Contrairement à Fred, je n’ai pas trouvé très facile d’installation.

Je pense que, malheureusement, ce n’est pas à la portée de tout le monde. Il vous faut un serveur web, sur lequel doit tourner Ruby, Ruby on Rails, et certains Gems.

Je suis ingénieur informatique, donc je suis arrivé à l’installer (heureusement), mais bon…

Comme la critique que j’ai fait sur Nozbe, Tracks 1.5 a aussi un problème côté impression. Cette fois par contre c’est encore pire, il n’y a pas moyen d’imprimer ; sauf évidement l’impression classique du navigateur.

Deux applications sans impressions satisfaisantes ? Je doute que je sois le seul à vouloir travailler depuis des listes papiers.

L’autre critique est sur l’implémentation du « tickler ». D’après moi ce n’est pas employé de la bonne manière.

Un « tickler » est utilisé pour ranger les éléments dont vous voulez vous rappeler un jour.

Au moment où vous les classez, vous ne savez pas s’il s’agit d’une action, un projet ou une référence. L’élément peut même s’avérer inutile et être jeté.

Pourtant, le seul moyen d’ajouter un élément au « tickler » dans Tracks 1.5 est de créer une action avec une date de début future. Pas très logique.

Côté interface, je suis d’accord avec Fred, elle « est très élégante, intuitive et efficace ».

Conclusion, avec une installation simplifiée, une fonction d’impression et une modification du « tickler », cette application pourrait être très bien.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Nozbe est un outil de GTD entièrement web.

C’était alors évident pour moi qu’il fallait le tester.

L’application est très simple d’utilisation et traite bien les fonctions de bases. Je dis de bases car vous ne pouvez gérer que vos prochaines actions, projets et contextes. Pour la majorité c’est bien suffisant, mais ce n’est pas aussi complet que ThinkingRock.

Même si la création d’une prochaine action est très simple et rapide, il est impossible de créer une action sans projet associé. Pas bien, pour moi en tout cas, car j’ai souvent des actions simples sans projet. Il faut alors créer un projet bidon, du genre « Sans projet ».

Dans les trois rubriques disponibles, vous avez la possibilité de réorganiser l’ordre de l’affichage des éléments avec un simple « cliquer-déplacer ». J’apprécie bien cette fonctionnalité pour les contextes, mais pour les projets et prochaines actions, je suis contre ; de laisser les projets et prochaines actions dans l’ordre qu’ils sont ajoutés est une façon pour moi d’établir une priorité. Mais au moins c’est disponible pour ceux qui veulent.

Dans la rubrique Projets, vous pouvez créer des notes et charger des fichiers. Très pratique.

Il y a 12 contextes par défaut qui couvrent bien les besoins.

Les impressions sont disponibles en trois formats, A4, poche et portefeuille. Lors de l’impression, les prochaines actions ne sont pas regroupées pas contexte, dommage car ça perd son intérêt.

Un autre problème ou inconvénient, c’est que dans la version gratuite vous êtes très limités ; 5 projets, 1 contexte personnalisé et 1Mo d’espace de stockage. Le plan le moins cher est de 4,95$/mois, et vous êtes encore limités à 30 projets ; C’est trop cher à mon avis.

Si vous avez le temps, essayez-le. Même si vous ne le trouvez pas adapté à votre système, ça peut toujours vous donner des idées pour l’améliorer.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Il est évidement tout à fait possible de gérer votre système uniquement avec les « outils de bases« , mais pour certains éléments il est beaucoup plus pratique de les avoir en format électronique.

Je parle du carnet d’adresses et du calendrier.

Le carnet d’adresses

Avec une quantité de données importante, il sera impossible, ou au moins pas pratique, de l’avoir en format papier sur soi. Imaginez imprimer vos centaines de contacts et de vous promenez avec dans votre poche ou sac à main. Ridicule.

Il y a plusieurs avantages de l’avoir en électronique :

1. la place
2. la possibilité de recherche
3. la présentation du contact
4. la facilité de faire une correction en directe.

Vous pouvez avoir vos contacts dans votre téléphone portable, mais la présentation est en générale pas très lisible et vous êtes limités dans ce que vous pouvez renseigner / synchroniser.

Un PDA avec Windows Mobile convient très bien ; la plupart ont un écran généreux et sont dotés d’un mini-clavier et/ou stylets avec écran tactile. La présentation des contacts est complète et lisible. La recherche est excellente. Si vous utilisez Outlook, la synchronisation est parfaite.

Le calendrier

D’avoir le calendrier en format électronique est moins important, mais un calendrier papier peut devenir vite illisible avec le temps. Un autre problème, sauf si vous vous promenez avec un agenda au format A4, vous pouvez manquer de place, ou être limité dans le temps. Un calendrier électronique n’est limité que par sa mémoire, qui est normalement plus un problème de nos jours.

Un calendrier sur un téléphone portable est inutilisable ; écran trop petit, difficulté pour créer un rendez-vous, etc.

Sur un PDA le calendrier est simple de navigation et vos rendez-vous sont vites repérés.

Pour moi, il n’y a pas d’avantages de passer les autres éléments (listes d’actions, liste « Projets », liste « Incubateur » « Un jour/peut-être », etc.) en électronique à 100%. Ca ne veut pas dire que je n’utilise pas un système électronique pour certains projets, mais je ne me tâche pas de tout migrer.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Pour gérer correctement votre système, vous avez besoin d’au moins sept éléments :

• Corbeille à courrier
• Papiers
• Crayon
• Calendrier/Agenda
• Dossiers
• Carnet d’adresse
• Poubelle

D’après David ALLEN, il vous faut également une étiqueteuse automatique, du type Brother PT1280, afin d’avoir des étiquettes propres sur vos dossiers. Je ne la considère pas comme un élément indispensable mais plutôt comme un gadget. Ne vous trompez pas, je suis informaticien à la base et j’adore les gadgets, mais uniquement ceux qui sont utiles ; ils doivent faire quelque chose que je ne peux pas, ou apporter une rapidité. Évidemment, si vous n’arrivez pas à lire votre propre écriture, un gadget de ce type peut être utile.

Ces sept éléments vous permettent de réaliser un système complet.

• La corbeille à courrier sera votre « boite de réception », l’endroit ou tous vos éléments vont être placés pendant la collecte.
• Avec le papier et crayon, vous écrivez vos idées, vos listes d’actions par contexte, et vos listes « Projets » et « Incubateur » « Un jour/peut-être ».
• Le calendrier/agenda vous permet d’organiser vos actions qui doivent être faites à une date/heure précise.
• Les dossiers vous permettent d’organiser vos éléments de référence (généraux et pour vos projets).
• Le carnet d’adresse vous permet d’organiser tous vos contacts ; un des éléments le plus important dans le monde professionnel aujourd’hui.
• La poubelle est indispensable afin de garder votre système propre ; il faut vraiment jeter tout ce qui n’est pas utile.

Il ne faut jamais utiliser le coût comme excuse pour ne pas implémenter un système comme GTD. Vous voyez bien qu’avec des éléments rudimentaires vous pouvez tout faire.

Si vous commencez juste à lire mes articles, vous pouvez consulter les précédents articles sur la méthode GTD afin de comprendre comment mettre en pratique ces outils.

Il y a bien sûr certains éléments qui sont plus efficaces en format électronique, mais ils ne sont dans aucun cas indispensables.

La gestion du calendrier et de vos contacts avec un gadget électronique est pour un prochain article.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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