O&A Coaching

Nous avons tous eu un jour des prochaines actions (PA) qui traînent trop longtemps sur nos listes.

Mais pourquoi ?

Si l’action y est restée, il y a une raison, et le plus souvent une des quatre suivantes :

1. L’action n’est pas assez claire ou précise.
2. Ce n’est pas vraiment la prochaine action.
3. Ce n’est pas une action mais plutôt un projet.
4. Vous n’avez pas l’envie ou le temps pour le projet auquel l’action est définie.

Comment ne plus se trouver dans une telle situation ? C’est assez simple.

Si l’action n’est pas assez claire, il vous est difficile de la faire sans réfléchir, et vous savez bien qu’au moment de faire vous ne devez plus réfléchir. Si vous avez le temps, redéfinissez l’action puis faites-la. Sinon, ne la faites pas, puis à la prochaine révision, redéfinissez la PA.

Si ce n’est pas vraiment la PA, vous êtes freinés parce qu’il y a quelque chose qui vous semble pas logique. Vous ne pouvez pas avancer, votre projet est bloqué. Faites pareil que pour le premier cas.

Si c’est en effet un projet qui se trouve sur une liste d’actions, c’est certain que ça ne peut être fait. Déplacez-le sur votre liste projets, décidez sur la PA, puis écrivez-la sur la bonne liste d’action.

Si vous n’avez pas l’envie ou le temps pour le projet en question, ça ne sert à rien de laisser une PA sur une liste. C’est décourageant de revoir sans cesse la même PA, ça vous démotive et ce n’est pas bon pour votre productivité. Effacez la PA de la liste puis déplacez le projet sur votre liste un jour/peut-être.

Donc, pour que vos listes d’actions par contexte restent à jour et vous motivent, il faut qu’elles contiennent uniquement des actions claires et précises, et que vous ayez le temps et l’envie de les accomplir.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Jusqu’à présent, j’utilisais mon HP iPaq (avec Windows Mobile) uniquement pour mes contacts et mon calendrier ; je n’avais pas trouvé un bon moyen de gérer mes listes.

Dominique PELLAT, membre du groupe GTDfr, m’a fait découvrir comment faire.

Jeff KIRVIN a trouvé une méthode très simple, qui est expliquée dans cet article (en anglais).

Sans installation d’application spécifique, en utilisant uniquement la liste des tâches, il a réussi à mettre en œuvre les trois listes principales de GTD.

David ALLEN nous préconise de ne pas attacher une priorité à une tâche, donc Jeff utilise les priorités (haute, normale, faible) pour les listes (prochaines actions, projets, Tickler).

Il utilise ensuite les catégories pour les contextes des prochaines actions, et aussi pour filtrer les projets et Tickler.

Etant donné que ça utilise l’application des tâches livrées avec Windows Mobile, ça synchronise parfaitement avec Outlook.

Voici ce que j’ai dans Outlook 2007 pour cet exemple.

Je vous conseille de grouper les tâches par priorité puis ensuite par catégorie.

Quand c’est synchroniser avec Windows Mobile, vous obtenez ça.

Les contextes sont disponibles pour filtrer très facilement.

J’aime bien cette solution.

Comme précise Jeff, Windows Mobile n’est pas pratique pour collecter les idées, trop lent ; moi je continue à utiliser un bloc-notes.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Le 21 mars dernier, Garr REYNOLDS, l’auteur de « Presentation Zen » , a fait une présentation chez Google sur l’efficacité d’une présentation.

La vidéo a été mise en ligne sur YouTube.

Elle est en anglais, mais si vous préparez régulièrement des présentations, ça vaut le détour.

Il explique la réalité de la mauvaise qualité qui existe encore aujourd’hui dans la majorité des présentations.

Il donne des exemples très clairs afin que vous puissiez présenter efficacement, en utilisant votre PowerPoint dans le but d’appuyer ce que vous présentez, et non pour présenter votre sujet ; après tout, c’est vous le présentateur, pas vos diapositives.

Prenez le temps de bien préparer votre sujet (brainstorming), puis ensuite votre PowerPoint.

Si vous n’arrivez pas à présenter votre sujet sans PowerPoint, vous n’êtes pas encore prêt. Révisez.

Une diapositive devrait contenir un minimum de textes, un minimum d’images et beaucoup d’espaces vides.

Vous devez connaître parfaitement votre sujet, ne soyez pas dépendant de PowerPoint (l’informatique peut tomber en panne). Comme le dit Garr, si vous faites une présentation pour les VC (venture capitalist) et que votre PC déconne, vous n’avez pas le temps de réparer le problème, vous continuez sans l’ordi ; d’où l’obligation de connaître parfaitement le sujet.

Il y a un autre article en anglais « Death By PowerPoint » (mort par PowerPoint) d’Angela GARBER apparu en 2001, qui parle lui aussi du danger d’une mauvaise présentation. Difficile de croire que depuis 2001 la qualité des présentations est restée aussi désastreuse.

N’oubliez pas, l’efficacité ne vient pas seulement de votre système, mais aussi de la façon de faire chacune de vos actions ; il faut être efficace à tous les niveaux.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Dans mon article Méthode – GTD – Organiser Mieux, j’ai mentionné l’utilisation d’une liste « Incubateur » « Un jour/peut-être » pour les actions et projets que vous ne pouvez/voulez pas faire dans l’immédiat, mais que vous ne voulez pas oublier.

Afin d’améliorer la gestion de cette liste « Incubateur » « Un jour/peut-être » ( « Someday/Maybe » en anglais, et traduit à « Echéancier » dans le livre GTD en français), vous pouvez employer le système des 43 dossiers (43 Folders) de Merlin MANN.

43 dossiers = 12 mois et 31 jours

Intitulez les, janvier, février, etc… et 1, 2, 3, etc…

Vous commencez avec la date de demain, donc le 29. Placez le dossier « 29″ en premier dans votre tiroir ou système suspendu, puis le 30 et 31.

Ensuite le dossier du mois prochain, donc avril.

Puis les dossiers de 1 à 28.

En dernier les dossiers des mois restants, donc de mai à mars.

Ces dossiers sont utilisés pour placer vos éléments que vous voulez faire un jour, peut-être. C’est un système de rappel. Ca fonctionne avec votre liste « Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Chaque matin, prenez le dossier du jour puis videz le dans votre boîte de réception, placez le ensuite derrière le dossier « 28″, puis faites le traitement habituel (analyser, puis jeter, faire ou organiser).

Ce système des 43 dossiers ne remplace dans aucun cas vos listes par contexte. C’est un autre outil pour votre système. Personnellement je ne l’utilise pas actuellement, je n’en ai pas besoin.

Voici deux exemples :

Vous voulez essayer un restaurant la semaine prochaine, mercredi peut-être. Placer une note dans le dossier « 2″. Arrivé le matin du mercredi 2 avril, vous videz le dossier et vous retrouvez la note. Si vous désirez toujours y aller, appelez, puis réservez. Si vous ne pouvez pas, mais que ça vous intéresse encore, remettez la note dans un dossier d’un autre jour. Si ça ne vous intéresse plus, jetez-la. Au moins vous n’avez pas oublié, c’est bien ça le but.

Vous avez trouvé une idée cadeau pour la famille pour Noël. Ecrivez l’idée sur un papier puis placez le dans le dossier « décembre ». Arrivé au mois de décembre, vider le dossier. Si l’idée vous semble encore intéressante, achetez le, sinon jetez-le. Encore une fois, l’idée était de ne pas oublier.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Dans mon article précédent, « Trucs et Astuces – Check-lists« , je vous ai expliqué l’importance que des check-lists pourraient avoir dans votre système GTD.

Aujourd’hui je vous présente une check-list que je considère comme un élément clé de mon système.

« Mes sources d’informations »

Vous avez déjà collecté (plusieurs fois même), et certainement remarqué la quantité impressionnante que vous pouvez avoir de sources différentes.

Une check-list comme « Mes sources d’informations » est faite justement pour ça.

A vous. Notez toutes vos sources. Ca peut sembler simple et inutile, mais c’est plus difficile que ça en à l’air.

Voici quelques idées pour vous aider à compléter votre liste.
Les classiques :

• Bureau
• Téléphone portable
  • SMS / MMS
  • Boîte vocale
• Téléphone fixe
  • Journal d’appel
  • Boîte vocale
• E-mail (tous vos comptes)
• Site web (vos favoris)
• Journaux / Revues / Publicités

Maintenant pour les plus abstraites :

• Panneau publicitaire
• Annonce sur la radio
• Publicité télévisée
• Votre imagination
• Votre famille (Conjoint, enfant, père, …)
• Une odeur / goût

A chaque collecte ressortez cette liste. Vous la parcourez afin de déclencher des idées et de ne rien oublier.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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