O&A Coaching

Un de mes lecteurs m’a demandé mon avis sur son propre système et d’expliquer avec un peu plus de détails l’utilisation des dossiers de référence et « tickler » (« Incubateur » « Un jour/peut-être » pour moi, et traduit dans le livre en français à « Echéancier »).

Dans mon article « Méthode – GTD – Organiser » du 12.03.2008, j’ai parlé brièvement des dossiers de référence.

Et, dans mon dernier article « Trucs et Astuces – Les 43 Dossiers« , j’ai détaillé l’utilisation du « tickler ».

Pour répondre à ce fidèle lecteur, et faire profiter tout le monde en même temps, je vais approfondir l’utilisation des dossiers de référence ; je pense avoir été assez clair sur le « tickler » dans mon article qui est sorti après la demande du lecteur (si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à me faire signe).

J’ai bien évidement répondu à propos de son système dans un e-mail privé.

La première chose à ne pas oublier, c’est qu’il ne faut surtout pas garder des éléments pour rien, mais de ne rien jeter d’utile, même si ce n’est pas associé à un projet.

Tous éléments utiles sans projet sont des références. Même un projet, une fois terminé, peut devenir une référence.

Un dossier de référence est en général un de ces deux types : 1) dossiers généraux (tous les documents associés à l’achat d’une voiture), ou 2) dossiers par catégories (mon exemple préféré est un dossier pour les menus de restaurant).

En grande majorité, ce sont des dossiers généraux. Voici quelques exemples :

• Clients (courriers, factures, règlements, interventions, etc.), ce qui compte pour une bonne partie des dossiers dans la majorité des sociétés.
• Banques (relevés, courriers, contrats, etc.)
• Assurances (habitation, maison, contrat, etc.)
• Voitures (contrat, entretiens, etc.)
• Employés

Et par catégories :

• Fiches de paies
• Factures des achats importants
• Sites de randonnée
• Stations de ski

Peu n’importe le type, il faut que le dossier soit bien étiqueté ; si vous devez chercher trop longtemps, votre classement n’est pas clair, ni efficace. Vous ne lui ferez plus confiance.

Comme avec tout le système, si vous ne lui faites pas confiance, vous n’allez pas l’utiliser.

Un dossier de référence ne devrait pas contenir des éléments « actionnables » ; il a un seul but, d’être consulté pour obtenir des renseignements précis, sur un sujet bien défini (numéro de téléphone, date limite de garantie, etc.).

Quelle quantité de dossiers/documents conserver ? Autant que vous voulez/pouvez. Si vous juger indispensable tous les éléments dans votre système et que vous avez la place nécessaire, pas de problème, gardez tout.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Vous avez bien évidement suivi les articles sur cette méthode dans l’ordre, « Méthode – GTD – Collecter« , « Méthode – GTD – Analyser » et « Méthode – GTD – Organiser« .

Croyez-moi, vous pouvez être encore mieux organiser.

Vous avez besoin encore de quelques feuilles de papier et un crayon.

Premièrement on va traiter la liste « @Action ».

Il peut y avoir énormément d’actions écrites dessus. Imaginez d’être obligé de balayer toute la liste pour trouver l’action que vous pouvez faire où vous êtes, avec qui, et les outils à votre disposition. Avec une liste d’une quinzaine d’actions, c’est envisageable, mais avec une centaine ce n’est plus possible. Vous allez abandonner assez rapidement.

Comment faire, dites-vous?

Vous allez diviser la liste en plusieurs contextes. Vous en avez déjà créé un, votre liste « @Attente » qui contient les tâches que vous avez délégués. Il va vous en falloir d’autres.

Les contextes les plus communs sont, « @Maison », « @Bureau », « @Internet », « @Téléphone » et « @Course ». Ce ne sont bien évidemment que des suggestions, le but étant d’établir les listes de contexte qui vous correspondent le mieux.

Après la mise en place de votre système, vous ne devez plus utiliser la liste @Action comme contexte, car c’est trop général. On retrouve néanmoins cette liste dans l’application de la méthode GTD® avec l’e-mail, mais on verra ça plus tard.

Il y a une autre liste qui est très pratique, les gens la nomment de plusieurs façon, pour moi c’est « Incubateur » « Un jour/peut-être ». Sur cette liste vont toutes les actions ou projets que vous aimeriez réaliser un jour, mais pour lesquels vous n’avez pas le temps, l’énergie disponible, ou peut-être que ça ne peut se faire qu’à un certain moment de l’année.

Il est important que vos listes d’actions par contexte et votre liste de projets contiennent que des choses sur lesquelles vous pouvez travailler dans le court terme, les autres devraient être sur votre liste « Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Quand vous regardez vos actions, vous ne devez plus être amené à réfléchir pour les accomplir. Si ce n’est pas le cas, il faudrait être plus précis quand vous écrivez vos actions.

Par exemple, vous devez changer les pneus de votre voiture. Vous avez noté « pneus voiture » sur votre liste « @Course ». Ce n’est pas très claire. Ce n’est même pas une prochaine action selon moi. C’est peut-être préférable d’avoir « Appel garage au xx.xx.xx.xx.xx pour un devis pour les pneus de ma voiture, taille xxxxx » sur une liste « @Téléphone ». C’est plus clair, vous n’avez plus besoin de réfléchir quand vous lisez ça.

Avec ces précisions et conseils sur l’organisation, prenez le temps de revoir vos listes « @Action » et « Projets » pour mieux vous organiser.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Si vous suivez mes articles dans l’ordre, vous avez déjà passer par « Méthode – GTD – Collecter » et « Méthode – GTD – Analyser« . Vous avez un environnement propre, avec une seule pile de choses « à organiser ». Bravo!

Le moment est venu pour réfléchir à toutes ces choses, dans cette pile « à organiser ».

Vous avez besoin de quelques feuilles de papier, un crayon, des dossiers, un carnet d’adresse, et un calendrier. Éventuellement une poubelle.

Intituler 3 feuilles « @Attente », « @Action » et « Projets ».

Respirez!

TOP DÉPART!

Avec chaque élément il faut décider où on va l’organiser.

1) Référence (dossier ou carnet d’adresse)
2) Déléguer
3) Action ou projet
4) Calendrier

Il faut se demander, « est-ce que je peux faire une action dessus » ? Si « non », c’est une référence, rangez la dans un dossier bien étiqueté. Une carte de visite, rentrez la dans votre carnet d’adresse. Si une action est possible, continuez.

Il faut se demander, « suis-je la meilleure personne pour accomplir cette tâche » ? Si « non », il faut la déléguer et l’écrire sur la liste « @Attente ». Si « oui », continuez.

Est-ce que ça va prendre plus qu’une action pour la terminer ? Si « non », écrit la sur la liste « @Action ». Si « oui » c’est un projet, écrit la sur la liste « Projets » puis décidez de la prochaine action que vous pouvez faire pour l’avancer et l’écrire sur la liste « @Action ». Si vous n’arrivez pas à vous décider sur la prochaine action, ça serait judicieux de noter quelque chose comme « Brainstorming sur projet xyz ».

Il y a une condition très importante. Si l’action doit être faite à une date/heure précise, l’action doit être notée dans votre calendrier au lieu de sur la liste « @Action ».

Il est toujours possible de jeter. N’hésitez pas. Si votre poubelle est déjà pleine, trouvez en une autre. Organiser des trucs pour rien est une immense perte de temps. C’est totalement inefficacité.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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