O&A Coaching

Le 21 mars dernier, Garr REYNOLDS, l’auteur de « Presentation Zen » , a fait une présentation chez Google sur l’efficacité d’une présentation.

La vidéo a été mise en ligne sur YouTube.

Elle est en anglais, mais si vous préparez régulièrement des présentations, ça vaut le détour.

Il explique la réalité de la mauvaise qualité qui existe encore aujourd’hui dans la majorité des présentations.

Il donne des exemples très clairs afin que vous puissiez présenter efficacement, en utilisant votre PowerPoint dans le but d’appuyer ce que vous présentez, et non pour présenter votre sujet ; après tout, c’est vous le présentateur, pas vos diapositives.

Prenez le temps de bien préparer votre sujet (brainstorming), puis ensuite votre PowerPoint.

Si vous n’arrivez pas à présenter votre sujet sans PowerPoint, vous n’êtes pas encore prêt. Révisez.

Une diapositive devrait contenir un minimum de textes, un minimum d’images et beaucoup d’espaces vides.

Vous devez connaître parfaitement votre sujet, ne soyez pas dépendant de PowerPoint (l’informatique peut tomber en panne). Comme le dit Garr, si vous faites une présentation pour les VC (venture capitalist) et que votre PC déconne, vous n’avez pas le temps de réparer le problème, vous continuez sans l’ordi ; d’où l’obligation de connaître parfaitement le sujet.

Il y a un autre article en anglais « Death By PowerPoint » (mort par PowerPoint) d’Angela GARBER apparu en 2001, qui parle lui aussi du danger d’une mauvaise présentation. Difficile de croire que depuis 2001 la qualité des présentations est restée aussi désastreuse.

N’oubliez pas, l’efficacité ne vient pas seulement de votre système, mais aussi de la façon de faire chacune de vos actions ; il faut être efficace à tous les niveaux.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Dans mon article Méthode – GTD – Organiser Mieux, j’ai mentionné l’utilisation d’une liste « Incubateur » « Un jour/peut-être » pour les actions et projets que vous ne pouvez/voulez pas faire dans l’immédiat, mais que vous ne voulez pas oublier.

Afin d’améliorer la gestion de cette liste « Incubateur » « Un jour/peut-être » ( « Someday/Maybe » en anglais, et traduit à « Echéancier » dans le livre GTD en français), vous pouvez employer le système des 43 dossiers (43 Folders) de Merlin MANN.

43 dossiers = 12 mois et 31 jours

Intitulez les, janvier, février, etc… et 1, 2, 3, etc…

Vous commencez avec la date de demain, donc le 29. Placez le dossier « 29″ en premier dans votre tiroir ou système suspendu, puis le 30 et 31.

Ensuite le dossier du mois prochain, donc avril.

Puis les dossiers de 1 à 28.

En dernier les dossiers des mois restants, donc de mai à mars.

Ces dossiers sont utilisés pour placer vos éléments que vous voulez faire un jour, peut-être. C’est un système de rappel. Ca fonctionne avec votre liste « Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Chaque matin, prenez le dossier du jour puis videz le dans votre boîte de réception, placez le ensuite derrière le dossier « 28″, puis faites le traitement habituel (analyser, puis jeter, faire ou organiser).

Ce système des 43 dossiers ne remplace dans aucun cas vos listes par contexte. C’est un autre outil pour votre système. Personnellement je ne l’utilise pas actuellement, je n’en ai pas besoin.

Voici deux exemples :

Vous voulez essayer un restaurant la semaine prochaine, mercredi peut-être. Placer une note dans le dossier « 2″. Arrivé le matin du mercredi 2 avril, vous videz le dossier et vous retrouvez la note. Si vous désirez toujours y aller, appelez, puis réservez. Si vous ne pouvez pas, mais que ça vous intéresse encore, remettez la note dans un dossier d’un autre jour. Si ça ne vous intéresse plus, jetez-la. Au moins vous n’avez pas oublié, c’est bien ça le but.

Vous avez trouvé une idée cadeau pour la famille pour Noël. Ecrivez l’idée sur un papier puis placez le dans le dossier « décembre ». Arrivé au mois de décembre, vider le dossier. Si l’idée vous semble encore intéressante, achetez le, sinon jetez-le. Encore une fois, l’idée était de ne pas oublier.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Dans mon article précédent, « Trucs et Astuces – Check-lists« , je vous ai expliqué l’importance que des check-lists pourraient avoir dans votre système GTD.

Aujourd’hui je vous présente une check-list que je considère comme un élément clé de mon système.

« Mes sources d’informations »

Vous avez déjà collecté (plusieurs fois même), et certainement remarqué la quantité impressionnante que vous pouvez avoir de sources différentes.

Une check-list comme « Mes sources d’informations » est faite justement pour ça.

A vous. Notez toutes vos sources. Ca peut sembler simple et inutile, mais c’est plus difficile que ça en à l’air.

Voici quelques idées pour vous aider à compléter votre liste.
Les classiques :

• Bureau
• Téléphone portable
  • SMS / MMS
  • Boîte vocale
• Téléphone fixe
  • Journal d’appel
  • Boîte vocale
• E-mail (tous vos comptes)
• Site web (vos favoris)
• Journaux / Revues / Publicités

Maintenant pour les plus abstraites :

• Panneau publicitaire
• Annonce sur la radio
• Publicité télévisée
• Votre imagination
• Votre famille (Conjoint, enfant, père, …)
• Une odeur / goût

A chaque collecte ressortez cette liste. Vous la parcourez afin de déclencher des idées et de ne rien oublier.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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Après avoir suivi ma série d’articles sur GTD, vous connaissez bien les listes d’actions par contexte.

Un autre genre de liste très utile est une check-list.

Vous savez, une liste sur laquelle vous notez toutes les choses que vous ne voulez pas oublier de faire dans un certain contexte. Mais contrairement à vos listes d’action par contexte, une check-list ne change pas (ou rarement) et est utilisée plus ou moins régulièrement.

Une check-list a souvent les actions notées dans l’ordre dans lequel elles doivent être faites.

Une recette est un bon exemple d’une check-list avec les actions dans l’ordre d’exécution.

Ou encore, une liste d’actions que vous faites tous les lundi matin en arrivant au bureau.

Pourquoi pas une check-list des actions à prendre au démarrage d’un nouveau projet.

Une check-list que j’utilise régulièrement s’intitule « Déplacement ». C’est ma liste des actions ou informations que je dois rassembler avant de partir en voyage d’affaires. Voici un extrait.

• Réserver hôtel et noter toutes les informations
• Réserver billet d’avion
• Imprimer billet électronique
• Imprimer l’information sur les taxis conseillés par la société
• Imprimer l’information sur mon interlocuteur
• Imprimer carte de la région
• Demander aux collègues des renseignements sur les restaurants

Ce sont toutes ces choses pour lesquelles je n’ai plus besoin de réfléchir quand je pars en voyage.

Comme avec le reste du système GTD, il faut vider son esprit, pas uniquement des actions et projets, mais de tout. En créant des check-lists, vous libérez encore un peu plus votre esprit.

J’espère que des check-lists vont être utiles pour votre système.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
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