O&A Coaching

Dans mon article Méthode – GTD – Organiser Mieux, j’ai mentionné l’utilisation d’une liste « Incubateur » « Un jour/peut-être » pour les actions et projets que vous ne pouvez/voulez pas faire dans l’immédiat, mais que vous ne voulez pas oublier.

Afin d’améliorer la gestion de cette liste « Incubateur » « Un jour/peut-être » ( « Someday/Maybe » en anglais, et traduit à « Echéancier » dans le livre GTD en français), vous pouvez employer le système des 43 dossiers (43 Folders) de Merlin MANN.

43 dossiers = 12 mois et 31 jours

Intitulez les, janvier, février, etc… et 1, 2, 3, etc…

Vous commencez avec la date de demain, donc le 29. Placez le dossier « 29″ en premier dans votre tiroir ou système suspendu, puis le 30 et 31.

Ensuite le dossier du mois prochain, donc avril.

Puis les dossiers de 1 à 28.

En dernier les dossiers des mois restants, donc de mai à mars.

Ces dossiers sont utilisés pour placer vos éléments que vous voulez faire un jour, peut-être. C’est un système de rappel. Ca fonctionne avec votre liste « Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Chaque matin, prenez le dossier du jour puis videz le dans votre boîte de réception, placez le ensuite derrière le dossier « 28″, puis faites le traitement habituel (analyser, puis jeter, faire ou organiser).

Ce système des 43 dossiers ne remplace dans aucun cas vos listes par contexte. C’est un autre outil pour votre système. Personnellement je ne l’utilise pas actuellement, je n’en ai pas besoin.

Voici deux exemples :

Vous voulez essayer un restaurant la semaine prochaine, mercredi peut-être. Placer une note dans le dossier « 2″. Arrivé le matin du mercredi 2 avril, vous videz le dossier et vous retrouvez la note. Si vous désirez toujours y aller, appelez, puis réservez. Si vous ne pouvez pas, mais que ça vous intéresse encore, remettez la note dans un dossier d’un autre jour. Si ça ne vous intéresse plus, jetez-la. Au moins vous n’avez pas oublié, c’est bien ça le but.

Vous avez trouvé une idée cadeau pour la famille pour Noël. Ecrivez l’idée sur un papier puis placez le dans le dossier « décembre ». Arrivé au mois de décembre, vider le dossier. Si l’idée vous semble encore intéressante, achetez le, sinon jetez-le. Encore une fois, l’idée était de ne pas oublier.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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Vous avez bien évidement suivi les articles sur cette méthode dans l’ordre, « Méthode – GTD – Collecter« , « Méthode – GTD – Analyser » et « Méthode – GTD – Organiser« .

Croyez-moi, vous pouvez être encore mieux organiser.

Vous avez besoin encore de quelques feuilles de papier et un crayon.

Premièrement on va traiter la liste « @Action ».

Il peut y avoir énormément d’actions écrites dessus. Imaginez d’être obligé de balayer toute la liste pour trouver l’action que vous pouvez faire où vous êtes, avec qui, et les outils à votre disposition. Avec une liste d’une quinzaine d’actions, c’est envisageable, mais avec une centaine ce n’est plus possible. Vous allez abandonner assez rapidement.

Comment faire, dites-vous?

Vous allez diviser la liste en plusieurs contextes. Vous en avez déjà créé un, votre liste « @Attente » qui contient les tâches que vous avez délégués. Il va vous en falloir d’autres.

Les contextes les plus communs sont, « @Maison », « @Bureau », « @Internet », « @Téléphone » et « @Course ». Ce ne sont bien évidemment que des suggestions, le but étant d’établir les listes de contexte qui vous correspondent le mieux.

Après la mise en place de votre système, vous ne devez plus utiliser la liste @Action comme contexte, car c’est trop général. On retrouve néanmoins cette liste dans l’application de la méthode GTD® avec l’e-mail, mais on verra ça plus tard.

Il y a une autre liste qui est très pratique, les gens la nomment de plusieurs façon, pour moi c’est « Incubateur » « Un jour/peut-être ». Sur cette liste vont toutes les actions ou projets que vous aimeriez réaliser un jour, mais pour lesquels vous n’avez pas le temps, l’énergie disponible, ou peut-être que ça ne peut se faire qu’à un certain moment de l’année.

Il est important que vos listes d’actions par contexte et votre liste de projets contiennent que des choses sur lesquelles vous pouvez travailler dans le court terme, les autres devraient être sur votre liste « Incubateur » « Un jour/peut-être ».

Quand vous regardez vos actions, vous ne devez plus être amené à réfléchir pour les accomplir. Si ce n’est pas le cas, il faudrait être plus précis quand vous écrivez vos actions.

Par exemple, vous devez changer les pneus de votre voiture. Vous avez noté « pneus voiture » sur votre liste « @Course ». Ce n’est pas très claire. Ce n’est même pas une prochaine action selon moi. C’est peut-être préférable d’avoir « Appel garage au xx.xx.xx.xx.xx pour un devis pour les pneus de ma voiture, taille xxxxx » sur une liste « @Téléphone ». C’est plus clair, vous n’avez plus besoin de réfléchir quand vous lisez ça.

Avec ces précisions et conseils sur l’organisation, prenez le temps de revoir vos listes « @Action » et « Projets » pour mieux vous organiser.

Bonne lecture,
Scott STEPHEN
0&A Coaching (Efficacité et productivité sans stress)

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